شرکت سپنتا
داده پردازش هوشمند سپنتا
045-33252991
کارمند اداری فردی حرفه‌ای در امور اداری است که وظایف گوناگونی در زمینۀ امور دفتری دارند مانند تایپ اسناد، پاسخگویی به تماس‌ها، ضبط سوابق، و وارد کردن داده‌ها را برعهده دارد. وظایف خاص کارمند اداری به نیازمندی‌های کارفرما وابسته است. درحالی‌که، کارمند اداری بیمارستان ممکن است وظیفه ثبت اطلاعات پرداختی و تنظیم سیستم بایگانی سوابق بیماران را برعهده داشته باشد.
وظایف کارمند اداری به‌شرح زیر است:
متقاضی شغل کارمند اداری باید حداقل تحصیلات موردنیاز و مهارت‌های ابتدایی کار دفتری را داشته باشد. در بعضی موارد، متقاضی این شغل باید تجربه خدمات مشتری را نیز داشته باشد.
به‌طورمعمول فردی که مدرک دیپلم دارد، شرایط کارمند اداری شدن را دارا است. کارمند با انگیزه مهارت‌های کاربردی مانند تایپ را یاد می‌گیرد؛ و در نرم‌افزارهایی مانند اکسل مهارت کسب می‌کند. متقاضیانی که مدرک دیپلم ندارند در صورت داشتن تجربه کاری در این شغل می‌توانند برای این کار مناسب باشند. کارمند اداری با انگیزه همچنین می‌تواند در مقطع کاردانی مدیریت کسب و کار ادامه تحصیل دهد. موضوعاتی چون مدیریت پایگاه داده‌ها، مدیریت مستندات و ارتباطات تجاری را یاد بگیرد.
کارمند اداری بیشتر وظایفش را در آموزش‌های ضمن خدمت یاد می‌گیرد. پس از استخدام، نحوه پاسخگویی به تلفن را می‌آموزند. با نرم‌افزارهای ضروری آشنا می‌شوند. همچنین نحوه کار با دستگاه فتوکپی و ماشین فکس را یاد می‌گیرند.
کارمند اداری باید توانایی انجام چند کار همزمان را داشته باشد. آنها باید بتوانند با مردم و با همکاران کنار بیایند. در ادامه مطلب به چند مهارت کلیدی اشاره می‌کنیم که کارمندان اداری برای انجام بهتر وظایفشان به آنها نیاز دارند:
مدیریت زمان: کارمند اداری وظایف مختلفی دارد که ممکن است هر روز تغییر کند. آنها باید بتوانند کارهای خود را اولویت‌بندی، بهینه و با برنامه‌ریزی کار کنند. ممکن است برای بعضی از وظایفشان فرصت کافی داشته باشند و نیاز باشد که زمان را طبق همان فرصت مدیدیت کنند.
توجه به جزئیات: کارمند اداری باید توجه ویژه‌ای به دقیق وارد‌کردن داده‌ها و اطلاعات، پیش‌نویس فاکتورها و اطلاعات پرونده‌ها داشته باشد.
مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری: کارمندان باید قدرت نگارش قوی برای نوشتن ایمیل، نامه و فاکتورها داشته باشند. ممکن است نیاز باشد که اطلاعات عمومی ارائه دهند، به سوالات پاسخ دهند و اطلاعات را واضح انتقال دهند و به پرس و جوها مودبانه و حرفه‌ای پاسخ دهند.
مهارت‌های مرتبط با امور مشتریان: چون کارمند اداری اغلب با مردم کار می‌کند، باید بداند چگونه نیاز مشتری را شناسایی و به مشتری خدمت‌رسانی کند.
مهارت‌های رایانه‌ای: مهارت تایپ سریع با نرم‌افزارهای تایپ و دانش استفاده از اکسل و یا نرم‌افزارهای مشابه آن برای کارمند اداری ضروری است.
انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری: کارمندان ممکن است که وظایف مختلفی انجام دهند و ممکن است وظایفشان طبق نیاز کارفرما تغییر کند. برای همین کارمندان باید توانایی تطبیق‌پذیری مطالبات کاری‌شان را داشته باشند.
کارمند اداری اغلب پشت میز و جلوی کامپیوتر کار می‌کند. همچنین ممکن است به‌طور پاره‌وقت یا تمام‌وقت استخدام شوند. کارمندان اداری در صنایع مختلفی مانند خدمات درمانی، خدمات آموزشی، منابع انسانی و خدمات پشتیانی عمومی اداری، پشتیبانی فنی یا حرفه‌ای اشتغال دارند.
چون بیشتر آموزش‌های این شغل بعد از استخدام کارمند صورت می‌گیرد، ملاحظاتی باید قبل از درخواست کار در نظر گرفته شود. بعد از درخواست کار و استخدام‌شدن، کارمند باید آموزش ضمن خدمت ببیند. در ادامه ملاحظاتی که پیش از درخواست کار باید در نظر گرفته شود آورده شده است:
در دوره‌هایی که مدرک ارائه می‌دهند شرکت کنید: کارمند اداری با انگیزه در دوره‌های مهارت‌های دفتری، سواد رایانه‌ای و نرم‌افزارهای رایج کامپیوتری مانند ورد و اکسل شرکت می‌کند. هرچند الزامی به گذراندن این دوره وجود ندارد. کارمند می‌تواند در دوره‌های داوطلبانه مهارت‌های لازم را کسب کند. برخی دانشگاه‌ها و یا موسسات فنی‌و‌حرفه‌ای این آموزش‌ها را ارائه می‌دهند.
برای کارمندی درخواست کار دهید: متقاضیان باید شرکت‌هایی را که به دنبال کارمند اداری هستند پیدا کنند و با پیروی از دستورالعمل‌های درخواستی رزومه کاری و تحصیلی خود را بفرستند.
ضمن خدمت به فکر یادگیری باشید: مهم‌تر از مهارت‌های ساده اداری مانند تایپ و آشنایی با نحوه پاسخگویی تلفنی، کارمندان باید با مهارت‌های تخصصی‌تر آشنا شوند و روش‌های عملیاتی ویژه آن شرکت را یاد بگیرند. به‌طور مثال، اگر شرکت از پایگاه داده یا نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کند، کارفرما به کارمند اداری یاد می‌دهد که چگونه از پایگاه داده‌ها به‌درستی استفاده کند.
